Làm tròn khối lượng và đơn giá tránh phiền toái khi thanh quyết toán với kho bạc

Làm tròn khối lượng và đơn giá tránh phiền toái khi thanh quyết toán với kho bạc

Nhân nghiên cứu phiên bản Quyết toán GXD mới cập nhật theo biểu mẫu 08b. Các kỹ sư GXD cũng nghiên cứu vấn đề: Làm tròn. Đây là 1 chi tiết nhỏ tưởng đơn giản nhưng gây không ít phiền toán cho người sử dụng và các kỹ sư xây dựng, nhất là những người mới làm hồ sơ thanh quyết toán.

I. Về vấn đề làm tròn khối lượng và đơn giá:

Nhiều bạn làm hồ sơ thanh  toán: Trong file tính toán nhìn qua thì không vấn đề gì, bản cứng in ra khi nhìn trực quan thấy có sai lệch nhỏ hàng đơn vị, hàng ngàn, về giá trị không đáng để ý. Hồ sơ đã ký nhà thầu và chủ đầu tư nhưng khi mang ra kho bạc soát xét thấy sai lệch giá trị, khi tính bằng máy tính tay Kho bạc trả lại hồ sơ. Đem về làm lại cũng mất ngày, mất buổi, tiền vốn lại đọng, lãi ngân hàng trả theo tháng (tính chia ra theo ngày cũng khá lớn), rồi sếp lại phàn nàn làm ăn thế nào lại để vậy…

II. Lý giải điều này vì sao?

Hãy chú ý khi làm biểu giá hợp đồng để tránh phiền phức khi làm hồ sơ thanh quyết toán.

• Nếu Khối lượng bạn chỉ liên kết (link) sang bảng tính và không dùng hàm round giá trị thì bao giờ cũng sai lệch so với bấm máy tính tay (vì PC-laptop tính toán nhiều con số hơn máy tính tay). May mắn nếu sai lệch không lớn, chỉ nhỏ thôi thì về phần đuôi làm tròn khi in ra vẫn đúng.
• Thêm 1 yếu tố dẫn đến sai lệch giá trị thanh toán là đơn giá hợp đồng trong biểu giá hợp đồng bạn không làm tròn (dùng hàm round). Điều này dẫn đến Thành tiền không khớp khi đem nhân Khối lượng với Đơn giá.

Câu hỏi: Làm tròn Khối lượng thì bao nhiêu số sau dấu phẩy thì phù hợp?

Trả lời: Dựa vào biểu giá hợp đồng đã ký, nếu Khối lượng trong biểu giá Hợp đồng để bao nhiêu thì làm tròn (đặt hàm Round) Khối lượng thanh toán như thế.

Kỹ sư Lê Quốc Bảo, CTy TNHH SX-TM Tư vấn Xây dựng -Điện Hoàng Quân chia sẻ: Để tránh trường hợp này thì anh chị em nên dùng hàm roundown (kl*đơn giá;0) ở cột thành tiền và cột tổng cộng roundown (giá trị;-3) trong phụ lục giá trị kèm theo hợp đồng thì khi thanh toán sẽ K Bị lỗi trên. Còn như có bạn nói nếu dùng hàm này mà thanh toán khối lượng giữa các đợt không khớp là sai nhé. Do bạn xuất file Excel làm hợp đồng bạn không phân rã link công thức của phần mềm nên mới bị lỗi trên.

Phần mềm Quyết toán GXD chạy trên Excel nên bạn xem video sau để hiểu cách dùng hàm Round, Roundown trong cả Quyết toán GXD và Excel:

1. Giai đoạn trước khi thương thảo hợp đồng, xây dựng biểu giá hợp đồng để ký hợp đồng, bạn hãy:
– Thống nhất định dạng khối lượng: Để bao nhiêu số sau phần thập phân (lưu ý khi xem trước bản in phải đúng ý đồ muốn thể hiện theo định dạng, tránh việc định dạng sau phần thập phân là 4 số nhưng in ra chỉ để 3 số)
– Round đơn giá theo định dạng =round (ĐG,0)
– Thành tiền hợp đồng lúc này chỉ cần KLxĐG vì nếu bạn round thành tiền có thể lệch 1 đồng nếu làm tròn lên
2. Giai đoạn trước khi làm thanh, quyết toán, hãy chuẩn bị form thanh toán theo mẫu PL08b hoặc yêu cầu bên A
– Khối lượng định dạng theo kiểu của KL hợp đồng hãy round trước khi link sang bảng PL08b, đơn giá thanh toán theo đơn giá hợp đồng
– Thành tiền: Đặt công thức =round(KLxĐG,0) của (Lũy kế đến hết kỳ trước, kỳ này). Riêng cột lũy kế hết kỳ này=(Lũy kế đến hết kỳ trước+ kỳ này) vì trong 1 số trường hợp khi bạn round (KLxĐG) lũy kế hết kỳ này sẽ lệch với (Lũy kế đến hết kỳ trước+ kỳ này)
3. Giải pháp khi “em lỡ” không round đơn giá trong biểu giá hợp đồng, khối lượng hợp đồng thì chỗ thì 3 số, chỗ thì 2 số sau phần thập phân
– Nếu giá trị sai lệch khi bạn làm đúng định dạng theo hướng dẫn trên trừ đi giá trị biểu giá hợp đồng hiện tại không lớn thì có thể làm việc các bên, giải thích cho họ hiểu và chấp nhận giữ nguyên để thanh quyết toán.
– Nếu giá trị sai lệch lớn, bạn hãy trao đổi với các bên ký lại Phụ lục hợp đồng và nhớ round lại đơn giá hợp đồng và đồng nhất định dạng cho khối lượng nhé.

IV. Xử lý vấn đề làm tròn khối lượng và đơn giá trong phần mềm Quyết toán GXD

Một tin vui là khi bạn sử dụng phần mềm thanh quyết toán GXD đã tích hợp và lường trước được các tình huống trên nên rất “nhàn” khi làm hồ sơ thanh quyết toán. Hãy trang bị cho mình 1 bộ phần mềm để làm việc chuyên nghiệp hơn bạn nhé.

Đặt tầm nhìn và tính toán lợi ích nhiều cho người sử dụng gửi gắm những nghiên cứu có tâm vào sản phẩm, chi tiết tỉ mỉ đến từng vấn đề nhỏ. GXD luôn mong rằng phần mềm Quyết toán GXD và Khóa học Thanh quyết toán GXD sẽ mang lại lợi ích tối đa cho người sử dụng và học viên.

Kỹ sư Phan Phùng Quân, Chủ đầu tư tại Bất động sản Viettel chia sẻ: Round lặp 2 vòng là chuẩn từng đồng luôn. Em thường làm lệnh lặp =Round(Round(K.lg;3)*round(Đ.gia;0);0) thì không bao giờ sai 1 đồng, kể cả có hàng nghìn đầu việc. Quy định của Thuế là KL thì nhận số liệu đến hàng 3 thập phân, còn đơn giá và thành tiền là đến hàng đơn vị thôi, thực ra em chưa rõ là có tình huống lẻ nào nữa không. Nhưng em dùng hàm Round như trên là OK.

Cách làm tròn số tiền trên hóa đơn để không bị lệch 1 đồng. Hãy tham khảo video sau để sử dụng linh hoạt trong hồ sơ thanh quyết toán của bạn:

Các anh em kỹ sư xây dựng làm hồ sơ thanh quyết toán đi kho bạc chú ý! 1 số kho bạc họ vẫn cho làm tròn các số theo Điều 4, Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định 1 số điều của Luật Kế toán. Nhưng 1 số kho bạc họ chỉ cho giữ nguyên hoặc làm tròn nhỏ hơn.

Điều 4. Đơn vị tính sử dụng trong kế toán

1. Đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”. Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ, đơn vị kế toán phải đồng thời theo dõi nguyên tệ và quy đổi ra Đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ khác có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam và ngoại tệ cần quy đổi.

Đơn vị kế toán có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu bằng một loại ngoại tệ thì được tự lựa chọn loại ngoại tệ đó làm đơn vị tiền tệ trong kế toán, chịu trách nhiệm về lựa chọn đó trước pháp luật và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đơn vị tiền tệ trong kế toán và chuyển đổi báo cáo tài chính lập bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước khi phát sinh các khoản thu, chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định của Luật ngân sách nhà nước.

3. Các đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động sử dụng trong kế toán bao gồm tấn, tạ, yến, kilôgam, mét vuông, mét khối, ngày công, giờ công và các đơn vị đo lường khác theo quy định của pháp luật về đo lường.

4. Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kinh doanh khi lập báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo tài chính hợp nhất từ báo cáo tài chính của các công ty con, đơn vị kế toán trực thuộc hoặc đơn vị kế toán cấp trên trong lĩnh vực kế toán nhà nước khi lập báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo tổng quyết toán ngân sách năm từ báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách của các đơn vị cấp dưới nếu có ít nhất 1 chỉ tiêu trên báo cáo có từ 9 chữ số trở lên thì được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng (1.000 đồng), có từ 12 chữ số trở lên thì được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là triệu đồng (1.000.000 đồng), có từ 15 chữ số trở lên thì được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là tỷ đồng (1.000.000.000 đồng).

5. Đơn vị kế toán khi công khai báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn theo quy định tại khoản 4 Điều này.

6. Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế toán được làm tròn số bằng cách: Chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng 5 trở lên thì được tăng thêm 1 đơn vị; nếu nhỏ hơn 5 thì không tính.