Hồ sơ thanh quyết toán và các phần mềm làm thanh toán và quyết toán vốn đầu tư

Hồ sơ thanh quyết toán thực tế không hể khó làm. Nếu bạn chịu khó để ý một chút và khi làm có sự rút kinh nghiệm, đặc biệt là nếu bạn từng bị trả hồ sơ thanh quyết toán về làm lại thì sẽ có nhiều bài học.

I. Hồ sơ thanh toán:

Đầu tiên bạn cần biết hồ sơ thanh toán của dự án đầu tư xây dựng sử dụng nguồn vốn Ngân sách Nhà nước cần những gì? Sau đó nếu bạn làm trong các dự án sử dụng vốn Tư nhân, vốn khác thì dựa vào đó để làm (tất nhiên, căn cứ vào thỏa thuận của từng hợp đồng xây dựng cụ thể nữa):

Khi có khối lượng hoàn thành được nghiệm thu theo giai đoạn thanh toán và điều kiện thanh toán trong hợp đồng, chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi Kho bạc Nhà nước, bao gồm:

– Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng kèm theo Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu (phụ lục số 03.a kèm theo).

Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng kèm theo Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu (phụ lục số 04 kèm theo).

– Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư – phụ lục số 05 kèm theo.

– Chứng từ chuyển tiền ban hành theo quy định hệ thống chứng từ kế toán của Bộ Tài chính.

II. Quyết toán hợp đồng

1. Bên nhận thầu có trách nhiệm quyết toán hợp đồng xây dựng với bên giao thầu phù hợp với loại hợp đồng và hình thức giá hợp đồng áp dụng. Nội dung quyết toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng.

2. Thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng do các bên thỏa thuận. Riêng đối với hợp đồng xây dựng sử dụng vốn nhà nước, thời hạn quyết toán hợp đồng không vượt quá 60 ngày, kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc của hợp đồng, bao gồm cả phần công việc phát sinh (nếu có). Trường hợp hợp đồng xây dựng có quy mô lớn thì được phép kéo dài thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng nhưng không vượt quá 120 ngày.

3. Quyết toán hợp đồng là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng xây dựng mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng.

4. Hồ sơ quyết toán hợp đồng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng và giá hợp đồng. Nội dung của hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với các thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm các tài liệu sau:

a) Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợp đồng và công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng.

b) Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng (gọi là quyết toán A-B), trong đó nêu rõ giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng; giá trị khối lượng công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi công việc theo hợp đồng đã ký, giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu.

c) Hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công xây dựng công trình đối với hợp đồng có công việc thi công xây dựng.

d) Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

III. Các phần mềm để làm Hồ sơ thanh quyết toán

1- Bạn cần Microsoft Word để soạn thảo bìa hồ sơ, một số văn bản.

2- Có thể bạn sẽ cần AutoCad khi làm hồ sơ hoàn công: nếu cần vẽ bản vẽ hoàn công.

3- Bạn cần phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD (QLCL GXD) để làm:

+ Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận công trình, nghiệm thu giai đoạn (nếu có) trong quá trình thi công xây dựng.

+ Các kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng công trình, thí nghiệm khả năng chịu lực kết cấu xây dựng (nếu có).

+ Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình đưa vào sử dụng.

+ Các hồ sơ/ văn bản/ tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn thi công xây dựng và nghiệm thu công trình xây dựng.

+ Nhật ký thi công xây dựng công trình (phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD xuất tự động nhật ký từ biên bản nghiệm thu chất lượng, lấy mẫu…)

4- Phần mềm Quyết toán GXD: Để sau các giai đoạn thanh toán khối lượng hoàn thành, khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng… thì có luôn số liệu Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng.

5- Phần mềm Microsoft Excel: Để tính toán, trình bày 1 số bảng tính và kết hợp với phần mềm QLCL GXD và Quyết toán GXD để hoàn thiện hồ sơ.

Đó, bạn cứ tập trung học hỏi các phần mềm nói trên, cùng các nghiệp vụ hoàn công, thanh quyết toán. Tập trung cao độ, không lan man, kiên trì học hỏi bạn sẽ sớm làm tốt hồ sơ thanh quyết toán thôi.

IV. Khóa học thanh quyết toán GXD

Nếu thấy tự học khó khăn, nhờ các anh/chị đi trước chỉ dạy nhưng thấy chưa bài bản và có hệ thống… Xin mời bạn đến với lớp học của GXD bạn sẽ tiến bộ rất nhanh, kế thừa luôn kiến thức và kinh nghiệm nhiều năm qua khóa học. Có đầu tư sẽ khác biệt hẳn, rất nhiều anh/chị học viên của GXD đã thành công. (liên hệ Ms Thu An 0974 889 500 để hỏi về lớp Kỹ sư QS, lớp Thanh quyết toán GXD, lớp Lập hồ sơ chất lượng hoàn công GXD.